Fallstudie

Ein ins Stocken geratener Power-BI-Rollout, übernommen und wieder auf Kurs gebracht

Maschinenbau

Ein Maschinenbauunternehmen, dessen Power-BI-Einführung ins Stocken geraten war, mit uneinheitlichen Modellen und nie angebundenen Quellsystemen. Es läuft heute auf einem KPI-Rahmenwerk, einem Berichtskatalog und einem Budgetprozess, der im Modell steckt.

Projektbeschreibung lesen (englisch)(öffnet in einem neuen Tab)
Beginn
09/2025, laufend
Unternehmen
50–250 Mitarbeitende
Schwerpunkt
Finanzwesen und Budgetierung
Eine Schemazeichnung: die getrennten Berichte, mit denen das Projekt begann, die eine zusammengeführte Reporting-Schicht, die sie ersetzt hat, und die Technologien darunter.

Einzeldateien, ersetzt durch einen Katalog mit Verantwortlichen

Der Power-BI-Rollout war auf halbem Weg stehen geblieben. Berichte hatten sich als Einzeldateien vermehrt, die Modelle darunter widersprachen sich, und mehrere Quellsysteme waren nie angebunden worden. Wir haben geprüft, was da war, es vereinheitlicht und verbindliche, einheitliche KPI-Definitionen unter alles gelegt, das Budget eingeschlossen.

Berichtskatalog, mit zuständiger Person und Zweck je Bericht
1
verbindliches KPI-Rahmenwerk unter jedem Bericht, das Budget eingeschlossen
1
Schritte der Übernahme, jeder auf dem davor aufgebaut
4

Für dieses Projekt werden keine Ergebniszahlen veröffentlicht: Es gibt nichts, womit Sie sie prüfen könnten, also steht hier stattdessen vollständig, was gebaut wurde. Nach Branche und Größe anonymisiert, denn die Vertraulichkeit, die diesen Kunden schützt, würde auch Sie schützen. Branche und Ergebnisse sind echt, die identifizierenden Details nicht.

Vorher und nachher

Vor und nach dem Projekt

Einzeldateien

  • Berichte als EinzeldateienKeine genannte Zuständigkeit, kein genannter Zweck
  • Modelle, die sich widersprachenDieselbe Kennzahl auf mehr als eine Art gebaut
  • Nie angebundene QuellsystemeDaten, die das Reporting abdecken sollte
  • Budget in einer eigenen ArbeitsmappeDer Plan-Ist-Vergleich brauchte erst eine Abstimmung

Ein Berichtskatalog

  • Ein Katalog, eine zuständige Person je BerichtJeder Bericht mit Zuständigkeit und Zweck
  • Eine Fassung jeder KennzahlBereinigte Modelle unter einem verbindlichen KPI-Rahmenwerk
  • Die fehlenden Systeme angebundenQuellen, die nie integriert worden waren
  • Budget im ModellNeben den Ist-Zahlen, an denen es gemessen wird
Vorher waren Berichte Einzeldateien ohne genannte Verantwortliche und ohne genannten Zweck. Heute steht jeder Bericht in einem Katalog, mit zuständiger Person und Zweck.

Das Projekt im Detail

Kunde
Ein Maschinenbauunternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitenden, dessen Power-BI-Einführung begonnen worden und dann ins Stocken geraten war.
Ausgangslage
Berichte hatten sich als Einzeldateien ohne genannte Verantwortliche und ohne genannten Zweck vermehrt, die Modelle darunter widersprachen sich, und mehrere Quellsysteme waren nie angebunden worden. Ein Bericht, für den niemand zuständig ist, ist ein Bericht, den niemand korrigiert.
Auftrag
Die Einführung übernehmen, das Vorhandene vereinheitlichen, die fehlenden Systeme anbinden und den Budgetprozess ins Modell holen.

Wie die Plattform betrieben wird

Die Aktualisierungsroutinen laufen planmäßig in bekannter Reihenfolge, sodass die Zahlen aktuell sind, wenn jemand sie öffnet, und Änderungen erreichen die Berichte über ein definiertes Release statt nebenher. Modelle, Kennzahlen und Berichte sind durchgehend gleich benannt, und das Ganze ist schriftlich festgehalten, damit das Team des Kunden die Plattform selbst betreiben kann.

Wie die Übernahme lief

Jeder Schritt baut auf dem davor auf: Nichts Neues kam hinzu, bevor das Vorhandene einheitlich war.

  1. Prüfen, was da istBerichte ohne Zuständigkeit, Modelle, die sich widersprechen
  2. Modelle und Kennzahlen bereinigenEine Fassung jeder Kennzahl
  3. Die fehlenden Systeme anbindenQuellen, die nie integriert worden waren
  4. Das KPI-Rahmenwerk darüberlegenDefinitionen, Zeitintelligenz, Abweichungslogik

Der Budgetprozess, von Anfang bis Ende

Der Budgetprozess neu entworfen, von der Datenerhebung bis zum Plan-Ist-Bericht.

  1. DatenerhebungBudgeteingaben in einer Routine gesammelt
  2. Budget im ModellNeben den Ist-Zahlen, an denen es gemessen wird
  3. Plan-Ist-VergleichAus demselben Modell berichtet

Die Architektur

Quellen: Bestehende Quellen · Neu angebundene Systeme. Semantische Schicht: Bereinigte Modelle · KPI-Rahmenwerk · Budgetdaten. Was es liest: Berichtskatalog · Plan-Ist-Vergleich
Bestehende und neu angebundene Quellen speisen bereinigte Modelle unter einem KPI-Rahmenwerk, das sowohl die katalogisierten Berichte als auch das Budgetreporting lesen.

Architekturentscheidungen

EntscheidungVerworfene AlternativeWarum
Prüfen vor dem BauenNeue Berichte obendrauf setzenDie Modelle darunter widersprachen sich, also hätte jeder neue Bericht den Widerspruch geerbt.
Ein Katalog mit einer Zuständigkeit je BerichtWeitere EinzeldateienEin Bericht, für den niemand zuständig ist, ist ein Bericht, den niemand korrigiert, und der Wildwuchs war das ursprüngliche Problem.
Ein verbindliches KPI-RahmenwerkDefinitionen je Bericht führenWerden Zeitintelligenz und Abweichungslogik einmal festgelegt, antwortet jeder Bericht gleich.
Budget im ModellBudget in einer eigenen Arbeitsmappe führenPlan und Ist lesen aus einer Quelle, sodass der Plan-Ist-Vergleich keine Abstimmung braucht.

Was der Kunde heute hat

  • Ein Berichtskatalog anstelle der Einzeldateien, mit einer zuständigen Person und einem Zweck je Bericht.
  • Einheitliche Modelle und Kennzahlen, mit den zuvor fehlenden Quellsystemen jetzt angebunden.
  • Ein verbindliches KPI-Rahmenwerk als einzige verbindliche Quelle für Definitionen, Zeitintelligenz und Abweichung.
  • Ein Budgetprozess, der von der Datenerhebung bis zum Plan-Ist-Vergleich im Modell läuft.
  • Aktualisierungs- und Release-Routinen, Namenskonventionen und Dokumentation für eine saubere Übergabe.
Wo es steht
Ein Rollout, der stehen geblieben war, hat heute einheitliche Definitionen, für jeden Bericht eine zuständige Person und das Budget im selben Modell wie die Ist-Zahlen.
Stack
  • Power BI
  • DAX
  • Semantische Modellierung
  • SQL
  • Dataflows
  • Data Governance
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    • Power BI
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